Подготовка и печать приложений к диплому.

С переходом на новые приложения к диплому требуются новые подходы и средства.

В течение первого года мы пошли по пути сканирования документа, внесения в его графический образ необходимых изменений и печати в WINDOWS. Такая работа приближена к ручному вводу и не может быть достаточно автоматизирована.

Лучшим выходом в этой ситуации является переход на использование баз данных типа ACCESS. Но лучше использовать возможности EXCEL. Процесс создания приложения выглядит так.

На первом листе EXCEL готовится шаблон приложения, и мы рассчитываем ширину и высоту отдельных ячеек, используя заранее подготовленную информацию по конкретному студенту.

На втором листе или в других мы готовим базу данных со всей необходимой информацией. Отдельно создаём меню, где предлагаем произвести те или другие действия. Очевидно, что лучше иметь отдельные файлы EXCEL по каждой специальности.

Именно такая технология предложена в книге “EXCEL97 в примерах” издательства “ПИТЕР”. Автор этой книги Алексей Гончаров. В этой книге приведены несколько прекрасных примеров макросов и по созданию календаря, функции вывода суммы прописью, построения шахматной доски. На странице 207 приводится пример базы данных для формирования счёта-фактуры с использованием ряда макросов и абсолютных адресов ячеек для организации подстановки данных в программном режиме. На основании этого, мы подготовили в техникуме документы приложений в EXCEL.

По каждой специальности готовится один исходный лист ПРИЛОЖЕНИЯ, а на листе ОЦЕНКА будет набрана вся информация по всем студентам данной специальности. Эта информация может быть подготовлена заранее в любой базе данных. У нас эта информация была подготовлена в основном в начале учебного года в FOXBASE+. Это было сделано с целью преемственности с предшествующими наработками. Мы будем готовить два варианта выписки к диплому в EXCEL. Первый вариант будет печатать всю выписку, для того чтобы отказаться от использования ксерокопии и иметь электронный оригинал документа. Полученный документ будет являться копией для личного дела. Второй вариант будет печатать лишь подставляемые данные в оригинале приложения. Ниже, на отдельном листе находится лист EXCEL с подготовленными данными для текста приложения к диплому, который находится ниже. Могут быть и другие предложения, например, применение ШАБЛОНа WORD.

На отдельном листе находится приложение к диплому с заполненными полями. Вся работа по переносу данных выполняется автоматически макросом. Работу можно ещё более автоматизировать, если построить меню пользователя или вывести командные кнопки.

Сервер поддерживается фирмой НПП "БИТ про" Лучшие программы для образовательного процесса