Межевикин Дмитрий Валерьевич, Осичкин Константин Викторович
Ростовский Государственный Педагогический Университет (РГПУ), г. Ростов-на-Дону.

Проблема перевода делопроизводства на электронную основу возникла с появлением первых компьютеров, но до настоящего времени не решена. Хотя и существует множество программ общего назначения, например, таких как “1С” для бухгалтерии, Lotus Notes, Евфрат (Cognitive Technologies) для электронного документооборота, но они не учитывают всех тонкостей и требований отдельно взятого предприятия или конкретного процесса. Для учебных заведений программных продуктов для автоматизации рутинной работы еще меньше, и они не так распространены. В связи с этим многим вузам приходится решать эти проблемы своими силами. Ярким примером является проблема организации работы приемной комиссии. Каждый год и в каждом вузе проводится набор абитуриентов и возникает вопрос: “Проводить приемную комиссию старым “дедовским” способом с помощью журналов и папок, или же прибегнуть к помощи компьютера?”. Но как компьютер может помочь в этом, если нет подходящего программного обеспечения? И здесь начинается “скоростное” написание СУБД, которая работает не всегда корректно или выполняет только часть подлежащих автоматизации функций.

В РГПУ за последние 3 – 4 года накоплен опыт по созданию систем управления базами данных для приемных комиссий. Первая версия программы была написана в FoxPro for Dos, затем использовался FoxPro for Windows. Но, к сожалению, эти программы не были рассчитаны на работу в локальной сети. Последняя версия автоматизации работы приемной комиссии на основе Delphi с использованием его возможностей работы с базами данных и сетевыми, многопользовательскими технологиями представлена в докладе.

Программа написана в Delphi и основана на таблицах Paradox, находящихся на сервере и выделенных в общее пользование, как на файловом уровне, так и на логическом уровне настроек BDE (машины управления базами данных). Такой подход позволяет работать на любой рабочей станции с каждым факультетом и специальностью. В дальнейшем планируется перевести эту программу на технологию клиент-сервер на основе SQL-сервера InterBase или аналогичного, с последующей интеграцией базы данных в электронный документооборот университета. При создании программы были использованы стандартные визуальные и невизуальные компоненты Delphi поставки Client-Server.

Основными функциями системы документооборота приемной комиссии в настоящий момент являются:

• ввод и хранение данных на абитуриентов;
• текущая статистика поступающих (по каждому факультету и специальности);
• ведение статистики и обработки данных об абитуриентах по форме поступления и льготам;
• подготовка групп и печать списков групп на каждый экзамен;
• отслеживание текущих оценок по вступительным экзаменам;
• конечный анализ и статистическая обработка цифровых данных;
• подготовка приказов на зачисление;
• подготовка отчетной документации.

Сервер поддерживается фирмой НПП "БИТ про" Лучшие программы для образовательного процесса