Одной из составляющих управленческой деятельности директора образовательного учреждения является необходимость оперативной обработки информации, принятия своевременных управленческих решений и систематического контроля исполнения этих решений. Наличие больших информационных потоков как внутри МОУ, так и за его пределами диктуют настоятельную необходимость применения современных информационных технологий для автоматизации мониторинга исполнительской дисциплины.

В школе-интернате №12 второго типа г. Челябинска совместно с преподавателями Уральского социально-экономического института разработана электронная система слежения за документами. В основу системы положена реляционная база данных, работающая по технологии клиент сервер. Данная система является частью общей информационной системы школы, находящейся в стадии разработки. В качестве сервера баз данных используется MS SQL Server 7.0 на платформе Windows NT 4.0. Клиентская часть разработана в среде Delphi 4.0.

Система предполагает деление всех документов на два раздела – внешние (входящие) и внутренние (создаваемые в школе) и позволяет выполнять с ними следующие функции:

• выполнить настройку вспомогательных таблиц, содержащих информацию о видах документов, подразделах, источниках, решениях и т. д;
• выполнить ввод данных о документе с назначением сроков исполнения и ответственных за это;
• создать связи между документами, например, когда создается внутренний документ (или несколько документов) на основе внешнего;
• выполнить анализ хода исполнения документов с возможностью фильтрации и поиска (по дате, видам документа, источникам, срокам исполнения и др.).

Работа с электронной системой слежения за документами облегчает работу директора школы и делает ее более эффективной.

Сервер поддерживается фирмой НПП "БИТ про" Лучшие программы для образовательного процесса