Административная работа в средней школе является серьёзной дополнительной нагрузкой для учителей. Существенно облегчить эту работу может использование базы данных содержащей сведения об учениках и их успеваемости, классах, параллелях, школьных подразделениях, учителях и школе в целом.

В настоящее время большинство компьютеров используют одну из разновидностей Windows, а для обучения учащихся и офисной работы программную систему MS Office. Поэтому для разработки школьной базы данных мы использовали СУБД MS Access версии 7.0.

В литературе /1/ хорошо описаны принципы проектирования баз данных в том числе и построение информационно-логической модели данных. В качестве примера подробно представлена разработка базы данных “Учебный процесс”, но эта база данных ориентирована на вузовский учебный процесс. Поэтому использовать её непосредственно для средней школы невозможно. Для разработки школьной базы была применена методика описанная в /1/.

Разработка базы данных начинается с построения информационно-логической модели данных. Для этого прежде всего нужно определить информацинные объекты базы данных. Исходя из потребностей административной работы в школе мы выделили следующие объекты: учащиеся, классы, параллели, школьные подразделения (начальная школа, средняя школа, старшая школа), учителя и методические объединения.

Следующим этапом разработки базы данных является анализ объектов и выявление документов- источников данных. Для наших целей такими документами явились: классные журналы, личные карточки обучающихся, личные дела учителей, учебный план и др.

Анализ документов-источников показывает, что в качестве объектов базы данных самого низкого уровня следует выбрать объекты “Класс” и “Методическое объединение”. Объектами более высокого уровня являются объекты “Параллель” и “Учителя”. Для объекта “Параллель” объектом более высокого уровня является объект “Подразделение школы”, а для объекта “Учителя” - объект самого высокого уровня: “Школа”. Для объекта “Подразделение школы” объектом более высокого уровня является объект “Учащиеся”, а для него, в свою очередь, объект “Школа”.

Для уточнения информационно логической модели необходимо выявить перекрестные связи между объектами. Такие связи просматриваются между объектами “Учителя” и “Классы”, показывающие, кто из учителей является классным руководителем в том или ином классе.

В базе данных каждому информационному объекту соответствует реляционная таблица. Структура реляционной таблицы определяется составом объекта. Каждому элементу объекта, называемому реквизитом, соответствует столбец – поле. Для того чтобы реализовать связи объектов друг с другом нужно, чтобы связанные объекты имели бы одинаковые реквизиты – “ключи связи”.

В нашей базе данных использован наиболее простой принцип выбора ключевых полей в таблицах. Для “вертикально” связанных таблиц ключевые поля выбираются “снизу-вверх”. В таблице “Класс” уникальным ключевым полем является поле “Код класса”. Чтобы связать эту таблицу с таблицей “Параллель”, в последней также имеется поле “Код класса”. В свою очередь, чтобы связать таблицу “Параллель” с таблицей “Подразделение школы”, в таблице “Параллель” используется ещё одно ключевое поле - “Код параллели” и такое же поле имеется в таблице “Подразделение школы” и т. д.

Создание таблиц и формирование их связей осуществлялось согласно методике описанной в /1/. В принципе, вполне возможно освоить подобную методику используя справочную систему MS Access. Однако содержание хорошей базы данных не исчерпывается одними таблицами.

Одним из средств облегчающих работу с базой данных являются формы ввода-вывода. Эти формы позволяют осуществлять первоначальную загрузку записей в таблицы, выполнять их просмотр, а также производить их корректировку. При этом содержание таблиц отображается в удобном виде -–в виде документа.

Одним из эффективных инструментов обработки данных являются запросы. Запрос в отличие от формы, которая имеет дело лишь с полями имеющихся в базе данных таблиц, может создавать временные таблицы, в которые можно включать данные, как из реальных таблиц, так и производить вычисления над записями этих таблиц. Применительно к нашим потребностям, запрос позволяет, например, вычислить средний балл по предмету для класса. Запросы на выборку удобны для поиска данных по определенному признаку: например, если надо вывести информацию обо всех учениках проживающих по определенному адресу.

Для вывода данных из таблиц в виде печатного документа в MS Access предназначены отчеты. В нашем случае отчеты используются для оформления справок ученикам, а также для формирования зачетных и экзаменационных ведомостей, а также других ведомостей: например, ведомостей для инструктажа по технике безопасности, использования льготного питания и выдачи литературы учащимся.

Наконец, кроме описанных выше элементов, в базе данных “Школьный учебный процесс” используется также кнопочная форма для управления работой с базой данных. Развитая система кнопочных форм позволяет максимально удобно ориентироваться в объектах базы данных и наиболее рационально их использовать.

Хотя процессы создания базы данных и её наполнения достаточно трудоёмки, следует отметить, что базу данных можно создавать не единовременно, а постепенно добавляя в неё новые элементы и пополняя её содержанием. В этом смысле, разработанная нами база данных не является законченным произведением, а вполне допускает внесение в неё изменений и дополнений.

Литература

1. Бекаревич Ю., Пушкина Н. СУБД Access для Windows 95 в примерах. – Спб.: BHV – Санкт-Петербург, 1997.
2. Шафрин Ю. Основы компьютерной технологии. – М.: АБФ, 1997.
3. Ефимова О., Моисеева М., Шафрин Ю. Практикум по компьютерной технологии. – М.: ABF, 1997.

Сервер поддерживается фирмой НПП "БИТ про" Лучшие программы для образовательного процесса